Konverentsi otseülekande kava peab vastama lihtsale küsimusele: kes teeb järgmisena mida ja millise märguande peale? Publiku programmis võib olla kirjas „10.00 avasõnad”. Tehniline meeskond vajab lisaks teadmist, millal avaneb veebieeter, kelle mikrofon peab kõlama ning kas vaataja näeb esinejat, slaidi või mõlemat.
Sa ei pea korraldajana oskama kaameraid lülitada. Küll aga saad aidata vältida olukorda, kus päevajuht juhatab sisse video, mida operaator pole veel saanud. Selleks pane programmi juurde tegevused, vastutajad ja kokkulepitud varuvariandid. Allpool on üks võimalik viis sellise tootmiskava koostamiseks.
1. Konverentsi otseülekande kava algab vaataja teekonnast
Võta aluseks kinnitatud programm ja märgi iga osa juurde, kas seda näevad nii saalis kui veebis osalejad. Mõtle eraldi läbi kogunemine, pausid ja lõpetamine. Kui saalis algab kohvipaus, vajab veebivaataja teadet, millal järgmine ettekanne algab. Tühi lava ei anna seda infot edasi.
Lisa kavasse ka tegevused enne esimest tervitust: tehnika proov, esinejate saabumine, mikrofonide kontroll ja ülekande avamine. Need ei pea kõik olema publiku programmis, kuid meeskond vajab nende jaoks aega. Planeeri proov koos tehnilise partneriga, arvestades ettekannete, videote ja kaugühenduste hulka.
Kui alles otsustad, millist tehnikat ja teenust tellida, alusta konverentsi tehnilise lahenduse lähteülesandest. Tootmiskava koostamisel lähed sammukese detailsemaks: kokkulepitud lahendus tuleb siduda konkreetsete tegevustega.
2. Kirjuta igale reale tegevus, märguanne ja vastutaja
Alustuseks piisab ühest jagatud tabelist. Pane veergudesse kellaaeg või algusmärguanne, kestus, laval toimuv tegevus, veebipilt, heli, kasutatav fail ning vastutaja. Kui saaliekraanile läheb teistsugune pilt kui veebi, lisa selle jaoks eraldi veerg. Nii ei pea keegi oletama, millist ekraani sinu märkus puudutab.
Järgmine näide on väljamõeldud avaplokk, mitte Television.ee kliendiprojekt ega kohustuslik ajastus. Asenda rollid oma meeskonna nimedega ja lepi märguanded proovis kokku.
| Aeg või märguanne | Tegevus | Pilt ja heli veebis | Vastutaja |
|---|---|---|---|
| 09.55 | Veebieetri avamine | Avaslaid algusajaga; kokkulepitud heli | Ülekande operaator |
| 10.00, päevajuhi valmisolek | Avasõnad | Päevajuhi kaamerapilt ja mikrofon | Märguande andja, pildi- ja helioperaator |
| Päevajuhi kokkulepitud lõpplause | Avavideo | Fail „avavideo_v03.mp4” koos heliga | Video käivitaja |
| Video lõpp | Esimene ettekanne | Esineja ja slaidid; esineja mikrofon | Pildi- ja helioperaator |
Faili puhul kirjuta kavasse täpne nimi, mitte „see uus video”. Esineja juures kontrolli nime kirjapilti ja ametinimetust. Kui slaide vahetab esineja ise, märgi ka see ära. Need väikesed kokkulepped aitavad sul proovis kiiresti näha, milline materjal või otsus on veel puudu.
Erista kellaaega ja tegevusest sõltuvat märguannet. Kui ettekanne venib, ei pruugi järgmise video käivitamine algse kellaaja järgi enam sobida. Kavas võiks olla selge, milline tegevus ootab päevajuhi lauset ja milline peab algama kindlal ajal.
3. Lepi kokku, kes muudatuse otsustab
Määra inimene, kes kinnitab programmi muudatused, ning inimene, kes annab tehnilisele meeskonnale üleminekute märguanded. Väiksemal sündmusel võib neid ülesandeid täita sama inimene. Oluline on, et päevajuht, korraldaja ja operaatorid teaksid, kelle juhist järgida.
Ära eelda, et ametinimetus määrab automaatselt kogu vastutuse. Leppige kokku ka suhtluskanal: kuidas jõuab info lavalt režiisse ja kuidas saab päevajuht teada, et järgmine esineja pole valmis? Proovis kontrolli, et kokkulepitud teade jõuab tegelikult õige inimeseni.
Hoia üht kinnitatud kavaversiooni ja märgi sellele uuendamise aeg. Kui muudad esinejate järjekorda, teavita muudatusest neid, kelle tööd see mõjutab. Jagatud dokumendi muutmine üksi ei kinnita, et helioperaator või päevajuht seda märkas. Palu olulisele muudatusele lühike kinnitus.
4. Proovi läbi üleminekud ja varuvariandid
Vali prooviks hetked, kus vahetub esineja, pildiallikas või heli: video algus ja lõpp, kaugkülalise liitumine, paneelarutelu ning pausile minek. Vajaduse korral tee ka terviklik läbimäng. Proovi ulatus sõltub sinu programmi keerukusest, mitte ühest universaalsest minutite arvust.
Kontrolli tulemust vaataja poolelt. Näiteks YouTube’i ametlik ettevalmistusjuhend soovitab enne alustamist kontrollida eelvaadet, ülekande kättesaadavust ja mobiilis vaatamist ning jälgida pildi ja heli kvaliteeti. Pelgalt see, et režiipuldi ekraanil on pilt olemas, ei asenda vaatamiskeskkonna kontrolli.
Kirjuta keerukama ülemineku juurde varuvariant. Kui kaugkülaline ei ühendu, võib kokkulepe olla liikuda järgmise küsimuse või ettekande juurde. Kui video ei käivitu, võib päevajuht selle asemel lühidalt teemat sisse juhatada. Otsusta ette, kes annab selleks loa ja millist pilti vaatajale näidatakse.
Ära kirjuta kavasse automaatset lubadust „rikke korral jätkub kõik tavapäraselt”. Mõni tõrge lubab jätkata, teine vajab pausi. Märgi proovis leitud puudused koos lahendaja nimega ning kontrolli parandatud kohta uuesti enne eetrit.
5. Lisa kavasse lõpetamine ja salvestuse üleandmine
Viimane aplaus ei tähenda veel, et kõik võivad seadmed välja lülitada. Pane kirja lõpusõna, lõpuslaidi näitamine, ülekande lõpetamise märguanne ja salvestuse peatamine. Leppige kokku, kes kontrollib pärast sündmust, et vajalik materjal on olemas ja avatav.
Kui tellid järelvaatamise, märgi kava juurde üleandmise eest vastutaja, soovitud tähtaeg ja sisu kinnitaja. Üksikasjalik montaažitellimus võib olla eraldi dokumendis. Kavas piisab viitest, et lõpuosa või oluline märkus ei kaoks meeskonna tähelepanust kohe pärast eetrit.
Enne kava lukustamist vaata iga üleminek veel kord läbi: kas materjal on olemas, inimene määratud ja märguanne arusaadav? Kui mõne rea juures jääb vastuseks „keegi teeb”, täpsusta see koos meeskonnaga.
Kui valmistad ette konverentsi otseülekannet, saada Television.ee-le oma programm ning märgi juurde videod, kaugkülalised ja veebipublikule mõeldud osad. Meie otseülekande tootmise teenus hõlmab sündmuse tehniliste vajaduste läbimõtlemist ja teostust. Nii saame koos täpsustada, millised üleminekud vajavad proovi ja mida tuleb enne sündmust kokku leppida.
